Persiapan Implementasi Aplikasi ERP

Sebagai kelanjutan dari artikel dari blog kami sebelumnya,tahapan berikutnya adalah tahap persiapan sebelum implementasi aplikasi ERP dilakukan di perusahaan anda. Berikut adalah langkah-langkah persiapan yang dibutuhkan:

Analisa Kebutuhan

Tahap ini bertujuan mengidentifikasi masalah dan peluang melalui proses yang sistematik serta memberi gambaran situasi dan menentukan hasil akhir. Persiapkan dan definisikan secara jelas agar anda yakin untuk ketahap lanjut.

  • Apa saja ketidakefisienan yang ingin Anda atasi di dalam proses bisnis Anda saat ini?
  • Apa saja proses yang ingin diperlancar?
  • Bagaimana perangkat lunak ERP bisa memenuhi kebutuhan atau keinginan tersebut? 
  • Berapa anggaran Anda untuk integrasi? 
  • Bagaimana jadwal Anda? 
  • Sudahkah Anda mengantisipasi hal-hal yang tak terduga?
  • Sudahkah Anda menyampaikan tahap-tahap kerja ini secara internal?
  • Buat daftar / check list dari tantangan operasional yang saat ini dihadapi perusahaan, dari tingkat manajemen dan check list dari tiap-tiap bagian atau divisi.
  • Buat daftar / check list dari kebutuhan perusahaan akan penggantian sistem. Bisa saja perusahan saat ini tidak mengalami kendala operasional, namun sesuai visi perusahaan akan berkembang pada tahun-tahun mendatang, dan sistem yang ada saat ini tidak dapat lagi mendukung perkembangan tersebut.
  • Beri Bobot kedua check list diatas agar kita dapat mengetahui kepentingan dari tiap kendala operasional yang terjadi dan kebutuhan, sehingga memudahkan untuk menentukan prioritas.
Seleksi aplikasi ERP

Jika anda sudah melakukan langkah persiapan diatas, lanjutkan dengan memetakan kebutuhan tersebut dengan fitur-fitur dari aplikasi ERP pilihan anda. Buatlah shortlist aplikasi ERP yang paling sesuai atau mendekati kebutuhan usaha anda.

Dari peta tersebut, pastikan banyak fitur yang mendekati dengan kebutuhan. Pastikan juga bahwa aplikasi ERP pilihan anda akan mudah untuk dilakukan kustomisasi terhadap fitur yang ada sehingga benar-benar sesuai dengan kebutuhan anda

Proses seleksi merupakan suatu aktifitas yang harus melibatkan seluruh lini manajemen dan setiap bagian/departemen/divisi.  Hal ini dikarenakan pengguna dari sistem ERP nantinya adalah setiap divisi yang ada, bukan divisi IT.

Ketika memperhatikan fiturnya, pastikan kalau program ERPnya memiliki fitur utama seperti CRM, inventory management, POS, membership, finance, accounting, report, pricing, dan purchasing & supplier.

Seleksi partner integrator aplikasi ERP

Proses seleksi partner apakah untuk pembuatan (custom made) atau membeli produk ERP yang sudah jadi menjadi lebih mudah dengan check list di atas, dimana kita dapat membandingkan suatu produk ERP dengan yang lainnya bukan karena banyaknya fungsi yang tersedia pada suatu sistem ERP, melainkan kepada apakah cocok dengan kebutuhan kita.

Proses seleksi merupakan suatu aktifitas yang harus melibatkan seluruh lini manajemen dan setiap bagian/departemen/divisi.  Hal ini dikarenakan pengguna dari sistem ERP nantinya adalah setiap divisi yang ada, bukan divisi IT.

Perhatikan reputasi partner integrator yang anda seleksi. Ini juga penting karena dengan adanya testimoni kalau pelanggan sebelumnya merasa puas terhadap kinerja ERP yang diberikan oleh developer, anda bisa tahu kalau ERPnya nanti bisa membuat anda merasa puas juga. 

Antisipasi perubahan

Implementasi program ERP merupakan revolusi besar dalam menjalankan perusahaan sehingga anda perlu mengantisipasi perubahan yang mungkin terjadi agar perusahaan anda bisa tetap bekerja dengan maksimal.

Berikut perubahan yang perlu diantisipasi:

  • Perubahan teknologi

Anda perlu menanyakan kepada tenaga kerja perusahaan, apakah mereka bersedia untuk beradaptasi dengan adanya program ERP ketika sudah diimplementasikan. Jika mereka bersedia, maka anda bisa membantu mereka dalam memahami lebih dalam tentang proses kerja program ERP.

  • Perubahan proses bisnis

Perkirakan kegiatan mana saja yang akan dipengaruhi oleh program ERP sehingga hal ini akan memperlancar proses implementasinya, tetapi jika anda merasa kesulitan dalam menentukannya, anda bisa meminta bantuan dari pihak luar.

  • Perubahan kultur

Anda perlu mendiskusikan dengan setiap bagian perusahaan anda mengenai implementasi ERP agar mereka mau bekerja sama sehingga proses implementasinya dapat berjalan dengan lancar.
Software ERP memang sebuah solusi tepat untuk bisnis anda menjadi lebih mudah dan modern. Semua laporan dapat anda pantau secara real time dan akurat. Jika anda membutuhkan software ERP dengan harga terjangkau ataupun memiliki pertanyaan terkait software ERP lainya dapat menghubungi kami  disini.

Sign in to leave a comment
5 Tips Memilih Aplikasi ERP
🙂 Do you have any questions about our services? Ask and we will answer you as soon as possible